Onboarding : réussir l’intégration du nouveau collaborateur

Onboarding ou littéralement “accueil à bord” convenient mieux à un voyage en avion ou en bateau qu’à l’embauche d’un nouveau salarié, de prime abord. En revanche, l’expression anglo-saxonne consacrée : « Welcome on board ! » (« Bienvenue à bord ! ») communément utilisée lors de la prise de poste d’un nouveau collaborateur, a trouvé son évolution linguistique, et culturelle, dans la pratique RH de l’Onboarding, que nous pourrions aussi appeler « accompagnement à la montée à bord ».

L’onboarding est une phase essentielle ainsi qu’un facteur de satisfaction et de rétention à moyen terme des nouvelles recrues. Dans cet article, Civimil vous donne les clés pour définir un processus d’intégration pertinent et dans le temps.

Qui est responsable de l’onboarding ? 

Dans une TPE, le responsable de l’onboarding peut être directement le Dirigeant, le CEO (Directeur Général) ou le manager concerné. Une fois qu’une équipe RH est constituée, la responsabilité de l’onboarding peut être celle de la Direction des Ressources Humaines, mais toujours avec le manager direct.  

Attention, l’onboarding d’un nouveau collaborateur est l’accueil mais également et surtout le parcours d’intégration organisationnelle et culturelle de vos nouveaux entrants. Pour qu’un onboarding soit réussi, ce n’est pas uniquement le manager et les RH qui devront être acteurs, mais toute l’entreprise. A cet égard, l’onboarding est l’affaire de tous vos collaborateurs !

Les 3 étapes d’un processus onboarding réussi selon le cabinet de recrutement par approche directe Civimil

1ère étape : le Pré-Oabording ou comment faire le point dès le processus de recrutement

Bien qu’elle soit souvent négligée, la phase de pré-onboarding est l’une des étapes les plus cruciales.  L’onboarding commence dès le recrutement : gardez le contact entre le process de recrutement et l’arrivée en transmettant certes des informations administratives mais surtout en conservant un lien avec le futur collaborateur; vous pouvez également l’inviter à des events d’entreprise pendant cette période. Cela permet au futur collaborateur d’être immergé “avant l’heure” dans la culture de votre entreprise.

Civimil vous donne quelques astuces pour réussir la 1ère étape de Pré et Onboarding 

Avant son arrivée : 

  • Réunissez rapidement les documents relatifs à l’embauche (contrat de travail signé, documents de mutuelle et titres de transports).
  • J-3 : Envoyez un mail au nouveau collaborateur pour lui rappeler l’adresse des locaux et l’heure à laquelle on l’attend le jour J. 
  • Organisez le déjeuner de bienvenue avec son équipe ou son manager (rien de pire qu’être seul pour déjeuner le premier jour)
  • Installez le bureau avec les logiciels/matériel nécessaires .
  • Ajoutez l’adresse e-mail dans les listes de diffusion. 

 à son arrivée : 

  • Assignez un parrain / tuteur / mentor à votre nouveau collaborateur.
  • J+1 : Organisez des rendez-vous d’onboarding la première semaine avec les principaux interlocuteurs en interne.
  • Donnez-lui un peu de lecture : 
    • Plaquette institutionnelle sur la culture et les valeurs de l’entreprise : c’est la marque employeur 
    • Le dictionnaire du jargon interne : vous ne vous rendez plus compte mais vous utilisez un vocabulaire que parfois seuls vos collaborateurs comprennent et cela fait partie de votre culture !
    • Le règlement intérieur s’il existe,
    • Réfléchissez à toutes les questions que pourront avoir vos nouveaux entrants et préparez les réponses : comment connecter son imprimante, l’adresse et les horaires du restaurant d’entreprise ou les restaurants les plus proches…  (le retour par étonnement pourra vous aider à améliorer ce point, voir point étonnement)

Prévoyez un entretien lors de la première semaine pour cadrer les objectifs attendus pendant les 3 premiers mois ; l’idée est que votre nouveau collaborateur ressorte de ce premier rendez-vous avec un sentiment de motivation, d’inspiration et d’enthousiasme pour relever les défis à venir, et surtout que les attentes soient claires ; 

Lors de cet entretien fixez des objectifs « MALINS » ou « SMART » : l’acronyme de « mesurables, atteignables, limités dans le temps, négociables et stimulants ».

2ème étape : l’Onboarding après les trois premiers mois dans l’entreprise

Le nouveau collaborateur a pris de l’autonomie dans l’entreprise, il est capable d’assurer ses fonctions dans le poste. 

Organisez des entretiens de suivi (1 :1) pour évaluer la progression du collaborateur, déterminer les axes de progrès, et de façon plus générale échanger sur la façon dont se passe l’intégration. 

Recommandation du cabinet de recrutement 

Mettre en place un suivi doit permettre à la personne responsable du onboarding de s’assurer la bonne intégration du nouvel arrivant dans son environnement de travail. 

Veillez à ne pas mettre en situation d’échec dans les premières missions demandées. 

3ème étape : l’onboarding la première année 

Bilan Onboarding avant la fin de la période d’essai est primordial

Il est primordial de faire un bilan avant la fin de la période d’essai. Notre cabinet de chasseur de tête vous recommande de faire ce bilan à 3 mois.

Le cap des 3 mois est important car c’est souvent l’heure du premier bilan pour les salariés en CDI. Il sera important de lister les points forts du collaborateur, ses réussites mais aussi les points d’amélioration et le plan de développement des prochains mois.  

Posez-vous ces questions avec le RH et / ou le reste de l’executive team et vous déciderez ensemble de la confirmation du collaborateur dans son poste ou du renouvellement de sa période d’essai :

  • l’adéquation avec le poste,
  • la qualité des tâches réalisées, l’atteinte des objectifs fixés,
  • le comportement général au sein de l’équipe et dans l’entreprise, l’adéquation à la culture d’entreprise,
  • le développement des compétences et de la performance,
  • la volonté de poursuivre la collaboration avec le salarié. 

Demandez un rapport d’étonnement à 3 mois 

Vous pouvez demander à votre collaborateur un rapport d’étonnement à l’issue des 3 mois. En effet, un nouveau collaborateur a un regard neuf sur tout ce qui l’entoure, il est riche de son expérience passée, dans des entreprises et des environnements différents. Il va s’étonner de choses nouvelles à ses yeux, comparer avec ce qu’il connaît déjà et vous apporter un feed-back, une vision que nous n’avez plus, étant habitués à votre environnement. 

Le rapport d’étonnement intégrera principalement des questions ouvertes afin de stimuler l’expression du salarié ; les thèmes abordés concernent : 

  • l’accueil dans l’entreprise,
  • le parcours d’intégration,
  • l’accompagnement managérial,
  • les projets de l’entreprise,
  • les moyens et méthodes de communication au sein de l’entreprise,
  • le climat général. 

Les retours des nouveaux collaborateurs vous permettent de faciliter l’intégration des prochains entrants via un Onboarding amélioré. 

Recommandation de Civimil 

N’attendez pas 6 mois pour faire le bilan avec la nouvelle recrue. En effet, dans certains cas connus l’offre d’emploi n’est pas en adéquation avec la réalité du poste. Vous pouvez vous retrouver face à une démission prématurée qui aurait pu être évitée si le parcours d’intégration était établi dans le temps.  

De votre côté, pour plusieurs motifs, vous pouvez également tout à fait rompre la période d’essai si le collaborateur ne correspond pas aux objectifs de recrutement. Même pour une rupture de contrat, il est important de le prévoir à l’Onboarding car pour être efficace,  L’onboarding doit l’être également au départ d’une recrue ! 

Pensez à remettre à la recrue sortante son certificat de travail, une attestation destinée à Pôle emploi et son solde de tout compte.

Et pour la suite de l’intégration ? 

Entre 6 et 8 mois, c’est l’heure du bilan définitif. Si tout va bien, votre collaborateur devrait être pleinement intégré et prêt à devenir lui-même le mentor de nouveaux arrivants ! 

Civimil peut vous accompagner dans le processus d’onboarding sur-mesure pour votre entreprise.