Responsable Administratif h/f - E2017110901



Intitulé du poste
Responsable Administratif h/f
Type de contrat
CDI
Ville (CP)
69130 Ecully - FRANCE
L'entreprise

Notre client, clinique MCO créée en 1991 sur le site de la région lyonnaise où elle se trouve actuellement, est en constante évolution (rénovation, création de services, extension, etc.) et recherche un(e) Responsable Administratif h/f.

Quelques chiffres :
L'établissement a accueilli en 2016 :

- Plus de 8 500 patients en hospitalisation complète

- Plus de 15 000 patients en ambulatoire

- Plus de 5 500 patients en externe

- Près de 27 000 patients au bloc opératoire

- Près de 400 patientes pour un monitoring

- Environ 2 200 patientes prises en charge par le centre d'assistance médicale à la procréation (Institut Rhônalpin).
Description du poste

Sous la responsabilité du Directeur Administratif et Financier, vos missions principales seront les suivantes :

  • Créer et gérer les conditions organisationnelles et relationnelles optimales au sein de l'établissement et en coordination avec les autres services, pour garantir un accueil physique et téléphonique de qualité en accord avec l'engagement d'accueil du programme de labellisation.
  • Assurer la bonne exécution de la facturation et du recouvrement (en collaboration avec les équipes comptables), et optimiser la DMR (durée moyenne de règlement)
  • Garantir la fiabilité des données administratives
  • Participer aux évolutions des outils informatiques et au déploiement de nouveaux outils qui permettront à terme la dématérialisation des dossiers.

Pour mener à bien ces missions au sein d'une équipe d'environ 20 personnes, voici les 4 différents domaines dans lesquels vous serez amené(e) à intervenir :


ACCUEIL :

  • Organiser le processus de prise en charge du client par le pôle accueil
  • Assurer l'interface entre le pôle accueil et les autres services de l'établissement
  • Assurer le recrutement des agents d'accueil, des standardistes, des secrétaires d'admission
  • Etablir le planning des agents d'accueil, des standardistes, des secrétaires d'admission
  • Favoriser le planning des agents
  • Mettre à jour les définitions de poste
  • Contrôler les documents d'information à disposition du client (nature et quantité)
  • Mettre en place toute mesure innovante de recueil d'information et de préconisation pour améliorer la qualité de l'accueil.
  • Assurer la formation
  • Suivre l'occupation journalière (journées et chambres particulières puis élaborer les tableaux de bord)
  • Assurer l'interface avec les Praticiens pour le circuit administratif du patient (de l'entrée à la facturation)
  • Gérer les mises à disposition des documents d'admission
  • Assurer les entretiens annuels d'évaluation


FACTURATION
:

  • Peut assurer les tâches courantes de facturation (saisie, édition 615, expéditions Caisses, Mutuelles, 1ère relance client)
  • Prendre en charge les rejets de facturation (interlocuteur privilégié des Organismes Payeurs)
  • Optimiser la DMR
  • Assurer l'interface avec les Praticiens pour les questions relatives à la facturation des dossiers
  • Paramétrer les données de facturation
  • Assurer la formation de la facturation
  • Assurer le recrutement des agents de facturation
  • Etablir le planning de ces agents
  • Favoriser le développement de ces agents
  • Mettre à jour les définitions de poste
  • Etablir les tableaux de suivi hebdomadaire :

- des envois aux CPAM

- des dossiers non facturés / facturés

- du traitement des rejets

  • Assurer les entretiens annuels d'évaluation


PMSI ARCHIVAGE
: Supervision des fonctions ci-dessous, en lien avec le médecin DIM (une compétence dans ces domaines serait appréciée mais non obligatoire)

  • Vérification du codage médical et des actes chirurgicaux (CCAM).
  • Peut participer au codage des dossiers non codés.
  • Suivi et réactualisation des consignes de codage.
  • Courriers aux praticiens (relances régulières pour les comptes rendus opératoires et d'hospitalisation.
  • Contrôle qualité interne avec le médecin DIM.
  • Statistiques.
  • Optimise le codage des dossiers
  • S'assure des bonnes pratiques d'archivage des dossiers
  • Est responsable de l'envoi des dossiers médicaux aux patients qui le demandent
  • Assurer les entretiens annuels d'évaluation


PLANNING
:

  • A en charge le personnel affecté au planning (régulation)
  • Assurer les entretiens annuels d'évaluation
Description du profil
  • Formation supérieure en comptabilité ou en gestion, avec obligatoirement une 1ère expérience réussie dans un établissement de MCO ou équivalent du secteur de la Santé.
  • Qualités rédactionnelles
  • Adaptation rapide à la diversité des tâches
  • Identification des priorités
  • Connaissance micro-informatique (tableur, TT, Internet ...)
  • Bon comportement relationnel
  • Capacité à travailler en équipe
  • Diplomatie
Rémunération : à voir en entretien.